Contexte
Faciliter la gestion des devoirs dans une plateforme complexe
Certaines parties de cette étude de cas sont des aperçus de mon travail pour préserver la confidentialité de l'entreprise.
Rôles et durée
En tant que Product Designer dans une entreprise EdTech, j'ai travaillé sur un ENT (Espace Numérique de Travail) pour les écoles. Cet ENT permet aux élèves, parents, enseignants et personnel scolaire de communiquer, de gérer la vie scolaire, et de créer et échanger du contenu éducatif. J'ai principalement collaboré avec le Product Manager. La Directrice du pôle Produit et d'autres parties prenantes étaient impliquées dans les décisions. Le projet s'est déroulé de décembre 2023 à février 2024.
Challenges
De nombreux enseignants peuvent être réfractaires au numérique et manquer de compétences dans ce domaine. De plus, certains enfants n'ont pas un accès facile aux équipements informatiques. J'ai donc dû identifier les problèmes des utilisateurs et, avec l'équipe Produit, définir les priorités : faut-il faciliter la récupération et la correction des devoirs pour les enseignants, ou simplifier la réalisation et le rendu des devoirs pour les étudiants ?
Des utilisateurs perdus dans une plateforme avec de nombreuses applications : je devais simplifier l'expérience, sachant que les utilisateurs ont au moins cinq applications pour gérer les devoirs. Avec l'équipe Produit, nous devions définir le périmètre et la direction du projet : faut-il refondre une application, créer une nouvelle application centrale, ou fusionner plusieurs applications ? Une phase de Discovery était nécessaire.
Processus de design
I. Comprendre et définir le problème
Recherche secondaire pour exploiter les connaissances internes
En tant que nouvelle recrue sur ce projet, j'ai commencé par de la recherche secondaire et des entretiens internes pour identifier les faits, hypothèses et questions restantes.
PRINCIPALES CONCLUSIONS
Analyse des forces et faiblesses des applications :
1. L'application Casier permet aux utilisateurs de soumettre des devoirs ou des documents.
🟢 Très connue des utilisateurs et très simple à utiliser
🔴 Absence de fonctionnalités essentielles (organisation des fichiers, téléchargements en lot…).
2. L'application Exercice permet aux enseignants de créer et de distribuer des sujets de devoirs interactifs.
🟢 De nombreux besoins couverts : modèles de sujets de devoirs, programmation, suivi et centralisation des devoirs.
🔴 Manque de notoriété et complexité en raison du grand nombre de fonctionnalités.
3. Autres applications utilisées mais non optimisées pour la gestion des devoirs :
- La Messagerie ne permet ni la centralisation ni le suivi des documents.
- Le Cahier de texte ne permet pas la collecte de documents.
- Dans l'Espace Documentaire, les étudiants peuvent voir les devoirs des uns des autres.
Analyse des données quantitatives existantes :
Les données sont trop générales pour expliquer les usages de manière précise, donc des hypothèses doivent être confirmées. Par exemple :
- Nous avons constaté que l'application Casier est beaucoup plus utilisée que l'application Exercice dans les collèges et lycées. Est-ce principalement pour les devoirs ou pour d'autres usages ?
- L'application Casier est également utilisée par le personnel des écoles primaires. Est-elle davantage utilisée pour les documents administratifs dans ces écoles ?
Enquêtes pour identifier les tendances
À ce stade, nous souhaitions valider nos hypothèses, et identifier les tendances concernant les types de documents demandés, les applications utilisées, les cas d'utilisation, et les problèmes récurrents chez les utilisateurs.
Principales conclusions
- Aucune application n'est prédominante pour la gestion des devoirs ; les pratiques varient considérablement d'un enseignant à l'autre.
- Il n'y a pas de types de documents prédominants : images, sons et documents écrits sont échangés.
- L'enquête a confirmé que certains membres du personnel utilisent l'application Casier pour les documents administratifs, tels que les autorisations de sortie.
D'autres questions demeurent : comment les enseignants donnent les devoirs ? Des instructions sont-elles données ? Quels sont leurs actions ?...
Entretiens utilisateurs pour une compréhension approfondie
J'ai interviewé cinq professeurs de collège et lycée, trois enseignants du primaire et un lycéen pour découvrir comment ils utilisent les applications et leurs difficultés. J'ai synthétisé les principales découvertes sous forme de persona et de cartes d'expérience.
Principales conclusions
- Le parcours utilisateur va de la préparation du devoir à la redistribution de la copie corrigée à l'étudiant. Cependant, certains enseignants préfèrent corriger uniquement en classe avec les élèves, tandis que d'autres utilisent à la fois des applications et la correction en classe. Avec l'équipe Produit, nous devons décider si nous couvrons cette dernière étape ou non.
- Certains besoins ont été confirmés et d'autres découverts. Par exemple, les enseignants ont besoin de communiquer avec les élèves avant et après la date limite du devoir, de contrôler la triche, de souvent rappeler la date d'échéance aux étudiants, d'effectuer des actions en lot (téléchargement, impression…).
- Les enfants utilisent plus leur téléphone que des ordinateurs pour les devoirs (consultation des consignes, enregistrement de vocaux pour les cours de langue, etc.). Nous avons donc décidé avec le Produit Manager de privilégier une approche « Mobile first » pour l'expérience des étudiants.
- En France, les écoles primaires ne sont pas autorisées à donner des devoirs écrits. J'ai donc proposé de concevoir une solution spécifique pour les collèges et lycées uniquement.
- La majorité des enseignants utilisent une application concurrente pour distribuer les devoirs. Par conséquent, j'ai suggéré de ne pas capitaliser sur notre application Cahier de Texte.
II. Idéation de solutions et convergence
Workshops internes pour diverger et converger
J'ai organisé une partie des ateliers avec les membres de l'équipe Produit pour recueillir diverses solutions, telles que :
- Création d'une nouvelle application centrale dédiée à ce cas d'utilisation.
- Refonte et changement de nom de l'application Exercice en « Devoirs ».
- Refonte de l'application Casier.
- Refonte de l'application Cahier de Texte et intégration à une autre application.
- Fusion des applications Casier et Espace Documentaire.
Finalement, les résultats de la recherche UX et la méthode Discovery Discipline (de Tristan Charvillat et Rémi Guyot), nous ont permis de définir le « First Use Case » (le problème) et la direction principale.
Principales conclusions
Nous avons choisi de refondre l'application Casier pour capitaliser sur les cas d'utilisation existants. Cela comprend :
- La création d'une solution pour l'échange de documents administratifs entre enseignants, élèves, personnel scolaire et parents.
- La possibilité de collecter les documents de manière organisée tout en maintenant la capacité d'échanger des documents de façon spontanée.
- Le transfert et l'amélioration d'une fonctionnalité clé pour le suivi des devoirs de l'application Exercice vers l'application Casier.
Moodboard de concurrents pour s'inspirer
J'ai créé un moodboard avec des écrans de concurrents pour m'inspirer sur les fonctionnalités, la mise en page, et les éléments de l'interface utilisateur. J'ai également identifié quelques « Steal nuggets », comme le recommande la méthode Discovery Discipline.
III. Prototypage de la refonte de l'application Casier
Transformation des besoins utilisateurs en une liste de fonctionnalités
Grâce aux résultats de la recherche UX, j'ai transformé les besoins utilisateurs en une liste de fonctionnalités et sous-fonctionnalités.
Principales conclusions
Cette liste m'a aidé à :
- Identifier les fonctionnalités principales à prototyper et les prioriser (ex : création et envoi des sujets de devoirs, suivi de la collecte de documents) par rapport aux fonctionnalités secondaires (ex : programmation de l'envoi des devoirs, correction en lot). Cela a guidé leur positionnement dans les layouts et user flows.
- Valider la vue d'ensemble de la solution avec le Product Manager, en distinguant les fonctionnalités existantes, améliorées et nouvelles. Principalement des améliorations sont concernées, seule la fonctionnalité de communication est nouvelle.
- Créer un tableau de suivi pour chaque partie de la solution tout au long des itérations de prototypage.
Redéfinition des user flows, Wireframing et Maquettage
Pour rendre le « Job to be done » plus rapide et résoudre les problèmes d'utilisabilité, j'ai repensé le user flow pour chaque fonctionnalité, en définissant le but et les actions de l'utilisateur. J'ai ensuite créé des wireframes basse et haute fidélité pour tester différentes dispositions d'écran et de navigation.
Par exemple, pour simplifier la navigation de la fonctionnalité « Consulter et Soumettre un devoir » pour les étudiants, j'ai testé une mise en page « plié/dépliée » mais nous avons finalement préféré une navigation par onglets pour favoriser la version responsive mobile.
IV. Résultats encourageants suite aux tests utilisateurs
Recrutement d'utilisateurs et tests d'hypothèses
Ayant un court délai pour les tests utilisateurs, j'ai concentré les scénarios de test sur nos principales hypothèses et doutes :
- Les principaux problèmes des utilisateurs sont-ils résolus : l'étudiant est-il guidé dans la réalisation et le rendu de ses devoirs ? La collecte et la centralisation des devoirs par les enseignants sont-elles facilitées ?
- La mise en page, la navigation par onglets et les termes sont-ils clairs et pratiques ?
- La fonctionnalité "Collecte organisée de documents" s'intègre-t-elle bien avec les échanges spontanés de documents ?
- La fonctionnalité de rappel est-elle suffisamment visible et adaptée aux méthodes de travail des enseignants ?"
Présentation des résultats et Intégration des retours utilisateurs.
Il était important de souligner à l'équipe Produit que les principaux user flows ont été réalisés sans difficulté et appréciés par les testeurs, y compris ceux non familiers avec la plateforme. Seuls quelques ajustements ont été nécessaires, tels que la dépriorisation de l'envoi par lot des corrections ou l'ajout de choix pour la programmation des rappels.
Résultats & apprentissages
Une solution répondant aux besoins utilisateurs
Une expérience centralisée pour les enseignants
Pour créer une solution simple malgré son multi-usage et sa flexibilité (échange de documents administratifs, de devoirs, de manière spontanée ou organisée) :
- J'ai créé des empty screens détaillés illustrant les buts des fonctionnalités.
- Avec le Product Manager, nous avons recommandé un layout avec des onglets illustrés pour séparer visuellement les deux parties principales de l'application : le casier pour les échanges spontanés et les collectes pour les échanges organisés.
- J'ai proposé que les utilisateurs choisissent leur type de documents à collecter, ce qui permet d'ajuster les fonctionnalités et l'expérience par la suite.
Pour aider l'enseignant à voir rapidement l'avancement de sa collecte et à prioriser les tâches, j'ai ajouté des indicateurs de suivi et des badges.
La collecte de documents est désormais centralisée, et l'application reste simple à utiliser malgré la coexistence de deux fonctionnalités principales, grâce à une navigation optimisée et à des éléments UI tels que des onglets illustrés, des segmented control "À suivre" vs. "Archivé", et des cartes.
Pour simplifier la création et l'envoi de devoirs, nous avons décidé avec le Product Manager de modifier l'emplacement de certaines fonctionnalités et de rendre leur caractère facultatif plus visible.
Pour améliorer le tableau de suivi des documents, j'ai supprimé, réorganisé et reformulé les informations afin de ne montrer à l'enseignant que l'essentiel.
Une expérience adaptée au mobile pour les étudiants
Pour favoriser une expérience responsive, avec le Product Manager nous avons choisi de privilégier un layout par onglets, permettant aux étudiants de voir en haut de l'écran où soumettre leurs devoirs. Un layout qui empilait les instructions et le bouton "Soumettre" sur le même écran, aurait probablement masqué ce bouton en dessous de la ligne de flottaison.
Les entretiens utilisateurs ont révélé que les enseignants et les étudiants avaient besoin de communiquer avant la date limite, pour expliquer le travail attendu ou guider les étudiants avant la soumission finale. J'ai donc ajouté cette nouvelle fonctionnalité en intégrant un composant de commentaire.
Les entretiens utilisateurs ont mis en évidence que les enseignants ne demandaient pas seulement la rédaction de devoirs, mais aussi des projets nécessitant des contenus multimédia. Nous avons donc facilité l'ajout de fichiers multimédias et l'accès aux enregistrements de sons et vidéos.
Apprentissages clés
Bien que le projet ait été complexe, cela a été une expérience d'apprentissage clé pour moi. Par exemple :
- Discovery phase : Avec du recul, j'aborderais certaines actions différemment. Suivre plus rigoureusement la Discovery Discipline aurait pu faciliter la convergence de l'équipe et la validation collective à chaque étape.
- Présentation de solutions : J'ai appris à présenter efficacement diverses solutions et leurs points d'attention, ce qui m'a permis de recommander une solution bien informée au Product Manager.
- Compréhension des utilisateurs EdTech : Acquérir des connaissances sur la profession enseignante a considérablement amélioré ma compréhension des besoins des utilisateurs dans la EdTech.
- Responsive Design : J'ai appris l'importance d'intégrer le responsive design dès le début du processus pour garantir une solution optimale pour une application web responsive.